Capassa lanserer GRFS som en del av arbeidsflyten

Capassa lanserer nå GRFS-funksjonalitet som en integrert del av arbeidsflyten for regnskapsførere.

God regnskapsføringsskikk er en helt sentral del av jobben som regnskapsfører. Det skal dokumenteres, kvalitetssikres, vurderes og følges opp. Det er ikke noe vi skal forsøke å gjøre mindre viktig. Men må regnskapsføreren virkelig bruke så mye tid på å huske hva som skal gjøres, og når?

Det spørsmålet har vi jobbet mye med i Capassa.

For når du har ansvar for mange kunder samtidig, er ikke utfordringen nødvendigvis å vite hva GRFS krever. Utfordringen er å holde oversikt over hvor du står på hvert enkelt oppdrag. Når ble oppdragsavtalen sist gjennomgått? Er rutinevurderingen oppdatert? Mangler det dokumentasjon? Finnes det åpne kvalitetsfunn? Når ble kvalitetsstyringen sist bekreftet?

Ganger du dette med 20, 50 eller 1000 kunder, blir det fort mye å holde styr på. Derfor har vi bygget GRFS inn som en del av arbeidsflyten i Capassa.

Fra sjekkliste til løpende arbeidsprosess

Vi har bygget seks moduler som følger arbeidsflyten i GRFS: oppdragsstyring, løpende kvalitetssikring, oppdragsdokumentasjon, rutinevurdering, kvalitetsstyring og dataeksport.

Men det viktigste er ikke antall moduler, men hvordan de henger sammen. Informasjon som allerede finnes ett sted, skal så langt det er mulig ikke registreres på nytt et annet sted. Opplysningene om hvilke tjenester kunden har, brukes eksempelvis til å avgjøre hvilke vurderinger og dokumentasjonskrav som faktisk er relevante for akkurat det oppdraget. Har kunden kun et rapporteringsoppdrag, skal ikke regnskapsføreren få beskjed om at dokumentasjon knyttet til tjenester som ikke inngår i oppdraget mangler.

Det høres kanskje selvfølgelig ut.

Vi mener det bør være det.

Systemet bør følge med når du ikke har tid til det

Noe av det vi er mest opptatt av, er å flytte mer av kvalitetsarbeidet fra hukommelse til system. Derfor kjører Capassa løpende kvalitetssikring i bakgrunnen og ser blant annet etter uvanlige transaksjoner, manglende avstemminger og avvik i nøkkeltall. Et nøkkeltallsavvik vurderes heller ikke bare mot en generell fast grense. Faktiske tall sammenlignes med hva som var forventet for den aktuelle virksomheten, og regnskapsføreren kan justere tersklene ut fra kundens størrelse og bransje. Poenget er ikke at teknologien skal gjøre regnskapsførerens faglige vurdering. Poenget er at regnskapsføreren skal slippe å lete etter hvor den faglige vurderingen trengs. Når noe krever oppmerksomhet, skal du kunne se det.

Du skal heller ikke måtte huske når det er på tide å følge opp

Det samme prinsippet bruker vi på den periodiske oppfølgingen. Når det har gått mer enn 12 måneder siden gjennomgangen av en oppdragsavtale, rutinevurdering eller kvalitetsstyringsbekreftelse, vises et varsel i porteføljeoversikten. Det betyr at du ikke trenger å ha datoene i hodet, i et eget regneark eller som en påminnelse et annet sted. Når du åpner porteføljen din, skal du kunne se hvilke kunder som trenger oppmerksomhet.

For oss er dette et viktig prinsipp: Teknologien bør huske fristene. Regnskapsføreren bør bruke kompetansen sin på vurderingene.

Dokumentasjonen samlet på riktig sted

GRFS stiller også krav til oppdragsdokumentasjonen. Derfor får hvert GRFS-oppdrag i Capassa sitt eget lukkede datarom. Her samles dokumentasjonen for oppdraget, sammen med en sjekkliste som kombinerer informasjon systemet allerede kjenner med dokumentasjon regnskapsføreren selv må legge inn. Sjekklisten tilpasses oppdraget, og dokumentene merkes slik at det er tydelig hva som faktisk er levert. I tillegg har vi bygget en manipulasjonssikker revisjonslogg, slik at hendelser i rommet kan dokumenteres og etterprøves i ettertid. Det handler om det samme, dokumentasjon skal ikke være noe man må rekonstruere når noen spør etter den. Den bør oppstå som en naturlig del av arbeidet.

Kvalitetsstyring uten enda en runde med datainnsamling

Når den formelle kvalitetsstyringen skal bekreftes, bruker Capassa informasjon som allerede finnes i de andre delene av løsningen. Er oppdragsavtalen aktiv og nylig gjennomgått? Er rutinevurderingen oppdatert? Finnes det åpne kvalitetsfunn? Er dokumentasjonen på plass? Status vises samlet, og når kvalitetsstyringen bekreftes, lagres et øyeblikksbilde av situasjonen på akkurat det tidspunktet. Historikken endres dermed ikke fordi noe nytt skjer senere. Det synes vi er viktig. Historikk skal fortelle hva som faktisk var status da vurderingen ble gjort.

Og når oppdraget avsluttes?

Også her ønsker vi å gjøre prosessen enklere. Når et oppdrag avsluttes, kan regnskapsføreren eksportere dokumentasjonen fra oppdragsrommet sammen med strukturerte regnskapsdata for oppdragsperioden. Vi har også bygget første fase av eksport i SAF-T Regnskap-format. Denne delen er fortsatt under utvikling før vi har full dekning, blant annet for mva-koder og motpartsdata. Det er viktig for oss å være tydelige på det. Vi lanserer heller funksjonalitet trinnvis enn å love at noe er komplett før det faktisk er det.

GRFS skal ikke være noe du gjør ved siden av jobben

Det er kanskje dette som best oppsummerer hva vi forsøker å få til. Vi ønsker ikke å bygge enda et compliance-system regnskapsføreren må huske å gå inn i. Vi ønsker at GRFS skal være en naturlig del av arbeidet du allerede gjør med kunden. Oppdragsavtalen etableres. Systemet følger med. Avvik kommer frem. Dokumentasjonen samles. Periodiske vurderinger varsles. Kvalitetsstyringen dokumenteres. Og når et oppdrag avsluttes, ligger informasjonen der.

Regnskapsføreren sitter fortsatt med det faglige ansvaret og de faglige vurderingene. Det skal teknologien ikke ta fra deg, men teknologien kan ta en større del av jobben med å huske, samle, strukturere og finne frem. Det gir mer tid til det regnskapsføreren faktisk skal bruke kompetansen sin på. Og kanskje er det egentlig det gode fagsystemer bør gjøre: Ikke gi deg enda en ting å huske, men sørge for at du ikke glemmer det som er viktig.