Hva om du kunne diskutere budsjettet med en AI-CFO mens du lager det?

November er her, og i mange norske virksomheter er arbeidet med neste års budsjett i gang. Det skal settes mål for omsetning, vurderes kostnader, planlegges investeringer og kanskje ansettes flere mennesker, og tallene skal henge sammen slik at resultatet gjerne kan presenteres for styret før året er omme.

Men hvor mye av budsjettarbeidet handler egentlig om å ta gode beslutninger, og hvor mye handler om å få tallene på plass? Jeg tror vi har en mulighet til å endre måten vi arbeider med budsjetter på, ikke fordi budsjetter har blitt mindre viktige, men fordi teknologien nå gjør det mulig å bruke mer tid på de spørsmålene budsjettet faktisk skal hjelpe oss å besvare.

Altinn advarer mot å være for optimistisk

På Altinns sider om budsjettering finner vi et råd som er like relevant i dag som da det ble skrevet: Mange virksomheter har en tendens til å overvurdere inntektene og undervurdere kostnadene.

Altinn anbefaler å bruke erfaringstall fra inneværende års regnskap, vurdere hvilke endringer som kommer neste år, og lage budsjetter som kan følges opp måned for måned, slik at du kan sammenligne budsjettet med det faktiske regnskapet og fange opp avvik tidlig. De peker også på at resultatbudsjettet og likviditetsbudsjettet har forskjellige formål: Det ene viser forventet lønnsomhet, mens det andre viser om virksomheten vil ha penger til å betale forpliktelsene sine når de forfaller.

Dette er grunnleggende økonomistyring, men det er ikke nødvendigvis enkelt å få til i praksis. For det er én ting å sette opp et budsjett med 15 prosent omsetningsvekst, og noe helt annet å vurdere om veksten er realistisk, hvilke kostnader den krever og hva som skjer dersom salget blir lavere enn forventet. Det er her det interessante budsjettarbeidet begynner.

Et budsjett er fullt av spørsmål

Tenk deg at du leder en virksomhet med 20 ansatte. Dere har hatt et godt år, og planen er å vokse videre i 2027. Du vurderer å ansette to nye medarbeidere, øke markedsføringsbudsjettet og investere i et nytt system.

Du vet hva investeringene vil koste, men hvordan påvirker de lønnsomheten? Hvor mye må omsetningen øke for å forsvare ansettelsene? Og hva skjer med likviditeten dersom de nye kundene bruker lengre tid på å betale enn du hadde forutsatt? Dette er ikke spørsmål et regneark kan besvare bare fordi du har lagt inn de riktige formlene, for du trenger å forstå sammenhengene mellom tallene og virksomheten.

Tradisjonelt har det betydd at du enten må ha solid økonomikompetanse selv, involvere CFO-en eller be regnskapsføreren om hjelp. Det er fortsatt verdifullt å diskutere slike spørsmål med mennesker som kjenner virksomheten, men nå kan du få langt mer hjelp underveis.

Hva om du kunne spørre mens du budsjetterer?

I Capassa kan du opprette et resultatbudsjett og et likviditetsbudsjett med noen tastetrykk, lage ulike scenarier og se grafisk hvordan endrede forutsetninger påvirker økonomien. Men det jeg synes er spesielt interessant, er hvordan vår AI-CFO, Capa, kan brukes direkte i budsjettarbeidet.

Når du sitter med budsjettet foran deg, kan du høyreklikke på en budsjettlinje og be Capa analysere tallet, og står du på en summeringslinje, kan Capa analysere hele summen. Capa kjenner selskapet du arbeider med og bruker denne konteksten til å gi innspill og vurderinger, så du trenger ikke å forlate budsjettet, åpne en annen tjeneste eller forklare fra bunnen av hvilket selskap du arbeider med. Aage Thorsen, vår CTO, har skrevet om hvorfor den beste KI-assistenten er den du slipper å forklare alt til.

Det betyr at du kan få hjelp akkurat når spørsmålene oppstår. Er denne kostnaden realistisk? Hva bør vi være oppmerksomme på? Er det noe i selskapets økonomi som tilsier at vi bør tenke annerledes?

For en bedriftsleder uten egen CFO kan dette gi tilgang til økonomiske analyser som ellers kan være vanskelige å få tak i. For en CFO kan det gjøre arbeidet mer effektivt og gi et bedre grunnlag for egne vurderinger. Og for en regnskapsfører kan det frigjøre tid til å diskutere kundens planer, fremfor å bruke mesteparten av møtet på å produsere tallene.

Capa skal ikke ta beslutningene for deg, men hjelpe deg med å stille bedre spørsmål og forstå konsekvensene før du bestemmer deg.

Ett budsjett er sjelden nok

En annen utfordring med tradisjonell budsjettering er at vi ofte ender opp med ett sett tall. Vi velger det vi mener er det mest sannsynlige utfallet, får budsjettet godkjent og går videre, selv om fremtiden sjelden kommer til å følge budsjettet.

Tenk igjen på virksomheten med 20 ansatte. Hva om omsetningen blir 10 prosent lavere enn forventet, samtidig som de to nye medarbeiderne allerede står på lønningslisten? Hva om de nye kundene betaler senere enn planlagt? Eller hva om dere får muligheten til å vokse langt raskere enn budsjettet tar høyde for?

Ved å lage alternative scenarier kan du undersøke konsekvensene før de oppstår, sammenligne utviklingen grafisk og få et tydeligere bilde av hvilke beslutninger som er robuste, og hvilke som forutsetter at nesten alt går etter planen. Det er ikke sikkert at du treffer bedre på hvert enkelt tall, men du kan være langt bedre forberedt på at virkeligheten blir annerledes enn du trodde.

Budsjettet bør være starten på en samtale

Jeg tror noe av det viktigste vi kan gjøre, er å endre synet på hva et budsjett egentlig er. Det er ikke først og fremst et dokument som skal ferdigstilles og godkjennes før jul, men en konkret beskrivelse av hva vi ønsker å få til, hvilke forutsetninger vi bygger på og hvilke økonomiske konsekvenser planene våre kan få.

Når budsjettet blir enklere å lage, enklere å analysere og enklere å endre, kan vi bruke mer tid på det som betyr noe: å diskutere mulighetene, forstå risikoen og ta gode beslutninger. For regnskapsføreren er november derfor et naturlig tidspunkt for et budsjettmøte med hver kunde, der samtalen kan handle om planene for neste år og ikke bare om tallene.

Altinn har helt rett i at vi bør være realistiske når vi budsjetterer. Men realisme handler ikke bare om å være forsiktig med inntektene og grundig med kostnadene, det handler også om å utfordre egne forutsetninger.

Det beste budsjettet er ikke nødvendigvis det som treffer virkeligheten mest presist. Det er det som hjelper deg å ta bedre beslutninger når virkeligheten endrer seg.

Kilde: Altinn, Budsjett i driftsfasen, sist oppdatert 23. januar 2024.