Hva er bilag?
Et bilag er dokumentasjon på en økonomisk transaksjon, som kan være kvitteringer, fakturaer, timelister eller andre relevante dokumenter. I bokføringsloven benyttes ofte begrepet dokumentasjon, men i praksis brukes både bilag og dokumentasjon om hverandre. Bilag fungerer som bevis for posteringer i regnskapet og er avgjørende for å sikre korrekt og pålitelig bokføring.
Generelle krav til bilag
For at et bilag skal være gyldig og oppfylle kravene i bokføringsloven, må det inneholde korrekt og fullstendig informasjon om den aktuelle transaksjonen. Her er noen viktige punkter:
- Nøyaktighet og fullstendighet: Bilaget skal gi en nøyaktig beskrivelse av transaksjonen, inkludert dato, beløp, og involverte parter. Det skal ikke være noen tvil om at bilaget tilhører din bedrift.
- Uendret dokumentasjon: Bilag skal ikke endres etter at de er opprettet. Hvis det er gjort en feil, som en feilfakturering, skal det utstedes en kreditnota i stedet for å endre den originale fakturaen.
- Nummerering: Bilagene må nummereres fortløpende slik at det er mulig å kontrollere regnskapets fullstendighet. Hull i nummerserien bør unngås, men hvis de oppstår, må det være en forklaring på hvorfor.
- Oppbevaring: Fra og med 1. januar 2015 må bedrifter oppbevare bilag i minst 5 år, i motsetning til tidligere hvor kravet var 10 år.
Hvorfor er bilag viktige?
Bilag er essensielle for å sikre at regnskapet er korrekt og reviderbart. De gir nødvendig bevis for hver postering og hjelper med å opprettholde tillit til bedriftens økonomiske rapportering. Uten gyldige bilag kan det bli vanskelig å bevise transaksjonenes legitimitet, noe som kan føre til problemer under revisjoner eller skattekontroller.
Eksempler på bilag
- Kvittering: Bevis på kjøp av varer eller tjenester.
- Fakturaer: Dokumentasjon på salg eller kjøp mellom bedrifter.
- Timelister: Oversikt over arbeidede timer som grunnlag for lønnsutbetalinger.
- Bankutskrifter: Bevis på inn- og utbetalinger fra bedriftens bankkonto.